Tilauspohjaiset palvelut tuovat yrityksille jatkuvaa ja ennakoitavampaa liikevaihtoa verrattuna kertaveloitteiseen liiketoimintaan. Tämä liiketoimintamalli houkuttelee monia yrityksiä sen tuoman taloudellisen vakauden vuoksi.
Miksi kuitenkin tarvittaisiin erillinen järjestelmä tilausten hallintaan, kun käytössä on jo nykyaikainen taloushallinto-ohjelma, joka pystyy lähettämään laskuja säännöllisesti?
Vaikka nykyaikaiset taloushallintojärjestelmät ovat monipuolisia ja tehokkaita, niiden kyvyt saattavat loppua kesken jo laskutuksessa, kun tilausten monimutkaisuus ja määrä kasvavat. Lisäksi tilaustenhallintaan liittyy olennaisesti jakelu ja logistiikka, oli kyse sitten digitaalisesta palvelusta tai tavaran tai palvelun fyysisestä toimituksesta.
Tilausten hallinnan erityisvaatimuksia
Kun tilausten volyymi kasvaa, ja toimitustavat, hinnoittelumallit sekä kampanjat monimutkaistuvat, pelkkä taloushallinto-ohjelma ei aina riitä. Tilausten hallinnassa ja asiakaspalvelussa voi kohdata merkittäviä haasteita, joita ei voida tehokkaasti ratkaista ilman erikoistunutta järjestelmää.
Näitä kriittisiä kohtia voivat olla esimerkiksi:
- Monimutkaiset hinnoittelumallit ja määräaikaiset kampanjat: Tilauspohjaisessa liiketoiminnassa hinnoittelu voi vaihdella asiakkaan, tilausjakson ja kampanjoiden mukaan. Tällainen monimutkaisuus vaatii joustavan järjestelmän, joka pystyy käsittelemään erilaisia ehtoja ja hintoja automaattisesti.
- Kuluttajansuoja ja lainsäädäntö: Kuluttajansuojalainsäädäntö asettaa vaatimuksia, joiden mukaan palveluntarjoajien on toimittava. Tämä edellyttää tarkkaa tilausten seurantaa, jotta asiakkaiden oikeudet toteutuvat ja ikäviltä asiakaskokemuksilta vältytään.
- Volyymin hallinta: On eri asia hallinnoida palvelua, jossa tilaajia on tuhansia (B2C), kuin palvelua, jossa asiakkaita on kymmeniä tai satoja (B2B). Tilausten hallintajärjestelmä, joka on suunniteltu suurten volyymien käsittelyyn, tarjoaa tarvittavaa skaalautuvuutta ja tehokkuutta.
- Jakelulogistiikka: Tilauspohjaiseen liiketoimintaan kuuluu joko digitaalinen jakelu maksumuurin kautta, tai fyysinen toimitus tai paikkaan sidottu palvelu. Kaikki nämä tarvitsevat oikea-aikaisen tiedon voimassaolevista tilauksista.
Hinnoittelu ja kampanjat
Esimerkiksi, jos olet myynyt tilauksia kampanjahintaan vuosilaskutuksella, sinun tulee tietää, milloin voit muuttaa hintaa tilausjakson päätyttyä. Tämäntyyppinen seuranta ja hallinta vaatii järjestelmän, joka pystyy käsittelemään monimutkaisia ehtoja ja automaattisesti päivittämään hinnoittelua oikea-aikaisesti.
B2C vs. B2B tilaushallinta
B2B-palveluissa saattaa riittää, että laskuja kopioidaan seuraaville kuukausille tai vuosille, mutta B2C-palveluissa tarvitaan huomattavasti joustavampia ja skaalautuvampia ratkaisuja.
Logistiikka ja toimitukset
Jos palveluusi liittyy logistiikkaa ja toimituksia, erillinen tilausten hallintajärjestelmä on usein välttämätön. Jakelun hallinta vaatii lähes reaaliaikaista tietoa tilaajista, mikä voi olla haastavaa integroida pelkästään taloushallinnon kautta.
Myyntireskontra ja yhteys kirjanpitoon
Ehkä painavin syy taloushallintojärjestelmän käyttöön on tiiviisti integroitu laskutus, myyntireskontra ja kirjanpito. Taloushallintojärjestelmä voi automaattisesti päivittää kirjanpitoa, kun lasku luodaan tai maksu vastaanotetaan, mikä vähentää työmäärää ja nopeuttaa prosesseja.
Tilausten hallintajärjestelmän erottaminen voi aiheuttaa haasteita, kuten tietojen synkronoinnin vaikeudet ja manuaalisen työn lisääntymisen. On kuitenkin täysin mahdollista ja suositeltavaa integroida tilausten hallinta kirjanpitoon automaattisesti. Tällöin tilaustenhallinta lähettää kirjanpitotositteita taloushallintojärjestelmään käyttäen sen vakiorajapintoja.
Johtopäätökset
Nykyaikaiset taloushallintojärjestelmät ovat tehokkaita laskutus- ja kirjanpitojärjestelmiä, mutta tilaushallinnassa ne saattavat jäädä riittämättömiksi. Erillinen tilaushallintajärjestelmä tarjoaa tarvittavan joustavuuden, tarkkuuden ja tehokkuuden, mikä on välttämätöntä sekä B2C- että B2B-tilausliiketoiminnassa.
Jos etsit ratkaisua, joka yhdistää tehokkaan tilausten hallinnan ja sujuvan integraation taloushallintaan, kannattaa tutustua TaikaTilaus -järjestelmään. Tämä ohjelmisto on suunniteltu käsittelemään monimutkaisia tilausten hallinnan tarpeita ja varmistamaan, että asiakassuhteet ja liiketoimintaprosessit toimivat saumattomasti yhdessä.
Yritysten on tärkeää tunnistaa omat tarpeensa ja valita oikeat työkalut, jotka tukevat heidän liiketoimintamalliaan ja mahdollistavat asiakassuhteiden hallinnan ja kehittämisen parhaalla mahdollisella tavalla. Näin voidaan varmistaa jatkuva liikevaihto, tyytyväiset asiakkaat ja liiketoiminnan pitkäaikainen kasvu.
