Tilauspohjaiset palvelut tuovat yrityksille jatkuvaa ja ennakoitavampaa liikevaihtoa verrattuna kertaveloitteiseen liiketoimintaan. Tämä liiketoimintamalli houkuttelee monia yrityksiä sen tuoman taloudellisen vakauden vuoksi.
Miksi kuitenkin tarvittaisiin erillinen järjestelmä tilausten hallintaan, kun käytössä on jo nykyaikainen taloushallinto-ohjelma, joka pystyy lähettämään laskuja säännöllisesti?
Vaikka nykyaikaiset taloushallintojärjestelmät ovat monipuolisia ja tehokkaita, niiden kyvyt saattavat loppua kesken jo laskutuksessa, kun tilausten monimutkaisuus ja määrä kasvavat. Lisäksi tilaustenhallintaan liittyy olennaisesti jakelu ja logistiikka, oli kyse sitten digitaalisesta palvelusta tai tavaran tai palvelun fyysisestä toimituksesta.
Kun tilausten volyymi kasvaa, ja toimitustavat, hinnoittelumallit sekä kampanjat monimutkaistuvat, pelkkä taloushallinto-ohjelma ei aina riitä. Tilausten hallinnassa ja asiakaspalvelussa voi kohdata merkittäviä haasteita, joita ei voida tehokkaasti ratkaista ilman erikoistunutta järjestelmää.
Näitä kriittisiä kohtia voivat olla esimerkiksi:
Esimerkiksi, jos olet myynyt tilauksia kampanjahintaan vuosilaskutuksella, sinun tulee tietää, milloin voit muuttaa hintaa tilausjakson päätyttyä. Tämäntyyppinen seuranta ja hallinta vaatii järjestelmän, joka pystyy käsittelemään monimutkaisia ehtoja ja automaattisesti päivittämään hinnoittelua oikea-aikaisesti.
B2B-palveluissa saattaa riittää, että laskuja kopioidaan seuraaville kuukausille tai vuosille, mutta B2C-palveluissa tarvitaan huomattavasti joustavampia ja skaalautuvampia ratkaisuja.
Jos palveluusi liittyy logistiikkaa ja toimituksia, erillinen tilausten hallintajärjestelmä on usein välttämätön. Jakelun hallinta vaatii lähes reaaliaikaista tietoa tilaajista, mikä voi olla haastavaa integroida pelkästään taloushallinnon kautta.
Ehkä painavin syy taloushallintojärjestelmän käyttöön on tiiviisti integroitu laskutus, myyntireskontra ja kirjanpito. Taloushallintojärjestelmä voi automaattisesti päivittää kirjanpitoa, kun lasku luodaan tai maksu vastaanotetaan, mikä vähentää työmäärää ja nopeuttaa prosesseja.
Tilausten hallintajärjestelmän erottaminen voi aiheuttaa haasteita, kuten tietojen synkronoinnin vaikeudet ja manuaalisen työn lisääntymisen. On kuitenkin täysin mahdollista ja suositeltavaa integroida tilausten hallinta kirjanpitoon automaattisesti. Tällöin tilaustenhallinta lähettää kirjanpitotositteita taloushallintojärjestelmään käyttäen sen vakiorajapintoja.
Nykyaikaiset taloushallintojärjestelmät ovat tehokkaita laskutus- ja kirjanpitojärjestelmiä, mutta tilaushallinnassa ne saattavat jäädä riittämättömiksi. Erillinen tilaushallintajärjestelmä tarjoaa tarvittavan joustavuuden, tarkkuuden ja tehokkuuden, mikä on välttämätöntä sekä B2C- että B2B-tilausliiketoiminnassa.
Jos etsit ratkaisua, joka yhdistää tehokkaan tilausten hallinnan ja sujuvan integraation taloushallintaan, kannattaa tutustua TaikaTilaus -järjestelmään. Tämä ohjelmisto on suunniteltu käsittelemään monimutkaisia tilausten hallinnan tarpeita ja varmistamaan, että asiakassuhteet ja liiketoimintaprosessit toimivat saumattomasti yhdessä.
Yritysten on tärkeää tunnistaa omat tarpeensa ja valita oikeat työkalut, jotka tukevat heidän liiketoimintamalliaan ja mahdollistavat asiakassuhteiden hallinnan ja kehittämisen parhaalla mahdollisella tavalla. Näin voidaan varmistaa jatkuva liikevaihto, tyytyväiset asiakkaat ja liiketoiminnan pitkäaikainen kasvu.